2020/11 Covid-19 Genel Kurul ve Yönetim Kurulu Toplantı ve Kararlarına Etkisi

11- COVID-19 GENEL KURUL VE YÖNETİM KURULU TOPLANTI VE KARARLARINA ETKİSİ

6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) 409.maddesi anonim şirketler ve 617.maddesi limited şirketler için olağan genel kurulun ne zaman yapılması gerektiğini düzenlemektedir. İlgili düzenlemeler gereğince, olağan genel kurul toplantıları her faaliyet/hesap döneminin sona ermesinden itibaren üç (3) ay içinde yapılır. Buna göre mali takvim yılı ile uyumlu olarak şirket genel kurulları her yılın Mart ayı sonuna kadar yapılmalıdır. Ancak pandemi süresince bu toplantılarla ilgili çeşitli düzenlemeler yapılmıştır;

Olağan Genel Kurul Toplantılarının Elektronik Ortamda Yapılması

Bakanlık, “Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesi uyarınca, elektronik genel kurul sistemini kullanan ve genel kurul toplantısı gerçekleştirmek isteyen şirketlerde salgının önlenmesi amacıyla asgari düzeyde pay sahibinin katılımı ile fiziki ortamda toplantı gerçekleştirilmesini teminen, pay sahiplerinin genel kurul toplantılarına fiziki ortamda katılımda bulunmaksızın elektronik ortamda katılım sağlayabilecekleri hususunda takdirlerini kullanmaları tavsiye olunmaktadır“ açıklaması ile genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılmasını tavsiye etmiştir.

Bakanlığın açıklaması ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri çerçevesinde öncelikle TTK madde 1527’de düzenlenen “elektrik ortamda kurullar” ele alınmalıdır. İlgi madde gereğince, şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartı ile sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabilir. Bakanlık 20/03/2020 tarihli açıklaması ile genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılmasını önermiştir.

İlgili açıklama ile, şirket esas sözleşmelerinde kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine ilişkin hüküm bulunmayan şirketler için de düzenleme getirilmiştir. Şirket esas sözleşmelerinde bu hususta düzenleme bulunmayan şirketlerin, bu dönemde gerçekleştirmeyi planladıkları toplantıları “Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi” ve “Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi” üzerinden gerçekleştirebilmelerine yönelik tedbir alınmıştır. Alınan bu tedbir ile, şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmelerinde elektronik ortamda genel kurul düzenleme yetkisi olmasa dahi şirketler Merkezi Kayıt Kuruluşlarından destek almaya yönlendirilmiştir. Aynı düzenleme ile söz konusu şirketlerin yapılacak ilk genel kurul toplantısında şirketin elektronik ortamda genel kurul yapılmasına imkan tanıyan hükme ilişkin sözleşme değişikliğinin gerçekleştirilmesi imkanı tanınmıştır.

Covid-19 Küresel Salgını Sebebi ile Genel Kurul Toplantısının İptali

Bir diğer önemli düzenleme ile usulüne uygun olarak daha önceden toplantıya çağrılan anonim ve limited şirketlerin olağan genel kurullarının, erteleme kararı alınması amacıyla genel kurulun toplanması beklenmeksizin, yönetim kurulları tarafından alınacak bir kararla iptal edilebilmesi imkanı tanınmıştır.

Buna ilişkin ilan talepleri Ticaret Sicil Gazetesi’nin resmi internet sitesinden yapılmaktadır. Bu talepler doğrultusunda “Genel Kurul Toplantı Çağrısının İptali Duyurusu” Ticaret Sicil Gazetesi’nde yayımlanacaktır.

Genel kurul toplantıları usul ve esasları “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” ile düzenlenmiştir. Söz konusu yönetmeliğin “Toplantının Ertelenmesi” başlıklı 28.maddesinde toplantının hangi hallerde ve hangi şartlarda ertelenebileceği düzenlenmiştir. Ancak küresel salgın sebebiyle, Bakanlık ilgili usul ve esaslar aranmadan genel kurul toplantılarının iptalinin mümkün olduğunu açıklamıştır.

Yönetim Kurulları Uzaktan Toplantı ile Karar Alabilecektir

İş sürekliliğinin devam ettirilebilmesi için yönetim kurullarının bu süreçte düzenli olarak toplanması ve gerekli kararları alması gerekmektedir.

COVID-19 tedbirleri döneminde yönetim kurulları fiziki olarak toplanmak yerine elektronik ortamda toplanmayı tercih edebilirler. Gerekli alt yapı mevcut ise, yönetim kurulu üyeleri elektronik ortamda yapılan toplantılara katılma, bu toplantılarda görüş açıklama ve oy verme gibi işlemleri yapabilecekler ve toplantıda alınan kararlar fiziksel olarak yapılan toplantılardaki gibi sonuç verecektir. Yönetim kurulu üyelerinin alınan kararları güvenli elektronik imza ile imzalama imkânı da bulunmaktadır.

Kural olarak esas sözleşmesinde elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılmasına yönelik bir düzenleme bulunmayan şirketlerde elektronik ortamda kurul yapılmasına izin verilmemekle birlikte, yukarıda açıkladığımız gibi genel kurullarda sağlanan imkan, Ticaret Bakanlığı tarafından 20 Mart 2020 tarihinde yapılan açıklama ile esas sözleşmesinde hüküm bulunmayan şirketlerin yönetim kurulu toplantıları için de Merkezi Kayıt Kurulu desteği ile bu imkândan faydalanabilecekleri belirtilmektedir. İlaveten, Türk Ticaret Kanunu’nun 390. maddesinin 4. fıkrasında izin verilen yönteme uygun olarak, alınacak kararın metninin sirküle edilerek elden dolaştırma usulü ile imzalatılması da mümkündür.

17 Kasım 2020 tarihli ve 31307 sayılı Resmi Gazete yayımlanarak yürürlüğe giren 7256 sayılı Kanunla;

• Derneklerin genel kurul toplantılarının ertelenmesine dair İçişleri Bakanına yetki veren 7244 sayılı Kanunun 2/ç fıkrasına ekleme yapılarak erteleme yetkisinin üçer aylık sürelerle üç defaya kadar kullanılabileceği hükmü doğrultusunda derneklerin genel kurul toplantıları Şubat ayı sonuna kadar ertelendi.

       •  Dernek genel kurullarının ertelenmesine ilişkin durum doğrultusunda; daha önceden 01.12.2020 tarihine kadar yapılmaması kararlaştırılan, sivil toplum kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları, birlikler ve kooperatifler tarafından düzenlenecek etkinliklerin (genel kurul toplantıları dahil) 01.03.2021 tarihine kadar ertelenmesi gerektiği değerlendirildi.

6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’na eklenen Geçici 13.madde ile getirilen düzenleme;

Sermaye şirketlerinde, 30/9/2020 tarihine kadar 2019 yılı net dönem kârının yalnızca yüzde yirmi beşine kadarının dağıtımına karar verilebilir. Bu karar 2020 yılı sonuna kadar uzatılmıştır. Geçmiş yıl kârları ve serbest yedek akçeler dağıtıma konu edilemez, genel kurulca yönetim kuruluna kâr payı avansı dağıtımı yetkisi verilemez.